Provo a darti una spiegazione che spero esaustiva senza entrare troppo nello specifico e nel dettaglio tecnico.
Il file PST di Outlook è un grande file di archiviazione, che contiene al suo interno tanti elementi indicizzati: le email suddivise in varie cartelle (posta in arrivo, inviata, bozze, ecc, oltre alle cartelle create dall'utente), i contatti, gli elementi del calendario, ecc. Questo file di archiviazione ha appunto un indice che viene consultato per farti poi visualizzare tali elementi nell'interfaccia utente. Al momento in cui esegui una qualunque operazione di cancellazione di un elemento (che sia una cancellazione o uno spostamento che a tutti gli effetti è una copia+cancellazione), tale elemento non viene fisicamente cancellato da dentro il file, ma semplicemente viene segnato come cancellato in quell'indice e quindi non più visualizzato. Perché? Semplice.
Fai conto che in questo schemino il simbolo = rappresenti lo spazio sul disco fisso usato dal file PST e la lettera M indichi lo spazio all'interno del PST (quindi comunque spazio sul disco fisso) occupato da una certa email:
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Come vedi la mail è archiviata in un punto interno al file. Andare a cancellarla fisicamente dal file, implicherebbe di arrivare a questa situazione:
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Questo come vedi lascerebbe un buco nello spazio di archiviazione che quindi potrebbe lasciare spazio non liberato sul disco fisso (la faccio semplice, sia chiaro, ci sarebbero molti modi di risolvere, ma il formato PST non è così complesso come un file system). Per non lasciare spazio inutilizzato bisognerebbe spostare tutti i dati successivi alla mail cancellata accodandoli ai dati precedenti, diciamo "spostandoli indietro" come indicato dalla freccia:
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per arrivare quindi a questa situazione:
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Questo però implica un uso molto intenso del disco fisso, se ci sono molte centinaia di MB o addirittura GB di dati da spostare, in questo caso rischieresti che una semplice cancellazione di una mail ti faccia attendere decine di secondi se non minuti.
Ecco quindi perché viene usato il sistema che ti spiegavo nel precedente messaggio, lo spazio su disco non viene mai liberato, i file PST crescono sempre senza mai diminuire nell'uso normale. Al momento in cui crescono troppo, hai proprio la funziona di compattazione che crea un secondo file PST temporaneo, ci copia dentro solo gli elementi attivi e non quelli segnati come cancellati e infine lo sostituisce al PST originale.
Chiaro adesso?
