Repository documentale, Information retrieval

[viverivive]

Ciao a tutti,
sono alla ricerca di un sw che mi aiuti raccogliere in maniera ragionata e informatizzare il know-how (documenti) dell'ufficio.
Mi immagino un tool piuttosto semplice che, attraverso una maschera predefinita, ci consenta di ricercare velocemente, consultare e scaricare documenti in word e in pdf.
La maschera che immagino ha le seguenti voci:
 TIPOLOGIA DOCUMENTALE (es. parere, modulistica, caso, formazione, ecc.);
 ANNO (si tratta dell’anno di creazione del documento)
 EVENTUALI RIF.TI INTERNI
 OGGETTO
 TITOLO
 TESTO (il tool dovrebbe “pescare” direttamente dal contenuto testuale del documento).
I vari record dovrebbero anche poter essere aggiornati facilmente.

A livello pratico, vorrei "indicizzare" con le voci sopra elencate tutta una serie di documenti, avendo poi sempre a disposizione uno strumento che con pochi clic mi consenta di ricercare e recuperare il file di cui ho bisogno.

Vi viene in mente qualche sw che potrebbe fare al mio caso?
Grazie per i suggerimenti che vorrete darmi.

 

[Kelion]

Quindi ti serve più un programma di gestione documentale che archivi anche i documenti in formato digitale ed abbia anche una gestione per l'acquisizione da scanner?

 

[viverivive]

Quindi ti serve più un programma di gestione documentale che archivi anche i documenti in formato digitale ed abbia anche una gestione per l'acquisizione da scanner?

Direi solo di gestione, indicizzazione, ed eventualmente archiviazione.
L'archiviazione di per sé potrebbe anche essere un optional: mi andrebbe bene anche un sw che riuscisse ad integrarsi con windows "pescando" i file da una directory predefinita...
L'acquisizione da scanner è superflua, nel senso che ho già a disposizione in formato doc e pdf i documenti da far gestire al sw

 

[Kelion]

Direi solo di gestione, indicizzazione, ed eventualmente archiviazione.
L'archiviazione di per sé potrebbe anche essere un optional: mi andrebbe bene anche un sw che riuscisse ad integrarsi con windows "pescando" i file da una directory predefinita...
L'acquisizione da scanner è superflua, nel senso che ho già a disposizione in formato doc e pdf i documenti da far gestire al sw

Una cosa pro a livello aziendale è Ephesoft con IA e classificazione automatica:

Tungsten Transact | Data Extraction, Classification & Delivery | Tungsten Automation

Tungsten Transact is an intelligent data capture and data enrichment solution that extracts meaningful data from any document, any format, and source.

ephesoft.com

Ma te la puoi cavare anche con un foglio excel di gestione biblioteca modificando i campi.

https://www.pcdazero.it/v005-biblioteca-gestione-archivio.php

 

[viverivive]

Una cosa pro a livello aziendale è Ephesoft con IA e classificazione automatica:

Tungsten Transact | Data Extraction, Classification & Delivery | Tungsten Automation

Tungsten Transact is an intelligent data capture and data enrichment solution that extracts meaningful data from any document, any format, and source.

ephesoft.com

Ma te la puoi cavare anche con un foglio excel di gestione biblioteca modificando i campi.

https://www.pcdazero.it/v005-biblioteca-gestione-archivio.php

Grazie Kelion, approfondisco Ephesoft anche se a prima vista mi pare molto più complesso del tool che immaginavo.
Il foglio excel mi aiuterebbe a recuperare dove sono salvati i files, ma non avrebbe la funzione più importante - cioè la possibilità di ricercare una o più parole tra i contenuti dei files word/pdf

 

[Kelion]

Grazie Kelion, approfondisco Ephesoft anche se a prima vista mi pare molto più complesso del tool che immaginavo.
Il foglio excel mi aiuterebbe a recuperare dove sono salvati i files, ma non avrebbe la funzione più importante - cioè la possibilità di ricercare una o più parole tra i contenuti dei files word/pdf

La ricerca di una o più parole nei contenuti interni dei files richiede funzioni di IA che trovi solo con prodotti spoecifici come Ephesoft